דפדפות

מי כותב בדפדפת כל יום

דפדפת שוכבת על כמעט כל שולחן, אבל יש מי שבאמת עובד איתה. ארבעה סוגי משתמשים הופכים אותה לכלי מרכזי.

• מי שמדבר הרבה בטלפון. אנשי שירות, מזכירות, מנהלי עסקים קטנים ומי שמתאם הרבה. כל שיחה מביאה שם, מספר, תאריך או בקשה. דפדפת פתוחה ליד הטלפון, עם עט מונח עליה, מאפשרת לרשום בלי לחפש דף ובלי לבקש מהצד השני לחכות. בסוף היום, עוברים על הדף, ומעבירים כל פרט למקום שלו: יומן, מערכת לקוחות או משימות.
• מי שמתחיל את היום ברשימה. יש אנשים שלא מתחילים לעבוד לפני שכתבו מה צריך לעשות היום. דף אחד בראש הדפדפת הופך לרשימת המשימות של היום, ומוחקים ממנו שורה אחרי שורה. בסוף היום, מה שלא נגמר עובר לדף של מחר, והדף הישן נתלש. זה הרגל פשוט שעובד טוב דווקא בגלל שהוא על נייר, מול העיניים כל היום.
• מי שחושב בכתב יד. כותבים, מתכנתים, מעצבים ומנהלים שמעדיפים לשרטט רעיון, מבנה של מסמך או תוכנית לפני שמתחילים להקליד. בדפדפת אפשר לכתוב בחופשיות, למחוק בקו, לצייר חצים ולהתחיל מחדש בדף הבא. הטיוטה בכתב יד היא לא התוצר, אלא הדרך אליו, ולכן היא שייכת לדפדפת ולא למחברת שנשמרת שנים.
• מי שמעביר מידע לאחרים. בעבודה במשמרות, במשפחה עם הרבה סידורים, או במשרד שבו כמה אנשים חולקים לקוחות. דף שנכתב ונתלש מהדפדפת עובר ליד של מי שצריך אותו: הוראות, רשימת קניות, או סיכום של מה שקרה במשמרת. היכולת לתלוש היא בדיוק מה שמבדיל דפדפת ממחברת, ומה שהופך אותה לכלי של העברה.

המשותף לכולם הוא שהדף בדפדפת הוא תחנת ביניים. הוא נכתב כדי להגיע למקום אחר, ולא כדי להישאר בדפדפת.

דפדפת ליד הטלפון

השימוש הוותיק ביותר בדפדפת הוא עדיין אחד השימושיים ביותר: לרשום תוך כדי שיחה.

מניחים את הדפדפת בצד של היד החופשית, כך שאפשר להחזיק את הטלפון ביד אחת ולכתוב בשנייה. עט קבוע מונח עליה, או קשור אליה, כדי שלא יצטרכו לחפש אותו בדיוק כשמכתיבים מספר.

כותבים בראש הדף את השעה ואת שם המתקשר, ורק אחר כך את הפרטים. כך, גם אחרי עשר שיחות, יודעים מה שייך למי.

הדפדפות שיש עכשיו במלאי

IQ מארז 3 דפדפות עבות A4 דפי שורות מבית IQ ₪19

רשימת היום בראש הדפדפת

רשימת משימות על נייר עובדת אחרת מרשימה באפליקציה: היא תמיד פתוחה, ולא נסגרת כשעוברים לחלון אחר.

כותבים את הרשימה בבוקר, לפני שפותחים את המייל, ומגבילים אותה למה שבאמת אפשר לסיים היום. מסמנים את שלוש המשימות החשובות בכוכבית, ומתחילים מהן.

מוחקים שורה בקו כשהיא נגמרת, ולא משחירים אותה, כדי לראות בסוף היום מה נעשה. מה שלא נגמר עובר לדף של מחר, והדף של היום נתלש. משימה שעוברת שלושה ימים כנראה צריכה החלטה, ולא עוד העברה.

רשימה קצרה עובדת טוב יותר מרשימה ארוכה: שבע או שמונה שורות שאפשר לסיים נותנות תחושה של התקדמות, ורשימה של עשרים שורות רק מזכירה מה לא נעשה.

טיוטות בכתב יד על דפי הדפדפת

יש עבודות שנעשות טוב יותר כשמתחילים אותן על נייר, לפני המחשב.

מבנה של מסמך, סדר של מצגת, תוכנית של שיחה קשה או רשימת נקודות לנאום. על נייר, קל להזיז, למחוק, לצייר חץ ולהוסיף הערה בשוליים, בלי שהעיצוב של התוכנה מסיח את הדעת.

דפי שורות עוזרים לכתוב ישר, אבל לא חייבים לכתוב עליהם: אפשר לשרטט מעליהם. גודל A4 נותן מקום לחשוב בגדול. כשהטיוטה מוכנה, מקלידים אותה, ושומרים את הדף רק עד שהמסמך הסופי מאושר.

כתיבה ביד מאטה את המחשבה במידה שמועילה: קשה לכתוב משפט ארוך ומיותר ביד, ולכן הטיוטה בדפדפת יוצאת לרוב קצרה וממוקדת יותר ממה שהיה יוצא ישר במקלדת.

דפדפת לכל פרויקט

מארז של שלוש דפדפות מאפשר להפריד בין תחומים, במקום לערבב הכל באותה ערימת דפים.

דפדפת אחת לשיחות ולרשימות היום, שנייה לפרויקט גדול שנמשך שבועות, ושלישית לבית: קניות, תיקונים וסידורים. מסמנים את הכריכה בטוש, כדי לא להתבלבל.

דפדפת של פרויקט נשמרת עד שהפרויקט נגמר, ואז עוברים עליה, מעבירים את מה שצריך, ותולשים את השאר. דפדפות עבות מתאימות לזה במיוחד, כי יש בהן מספיק דפים לפרויקט שלם.

כשדפדפת של פרויקט מתמלאת, כותבים על הכריכה את התאריכים שהיא מכסה, ושומרים אותה עד שהפרויקט נסגר. כך אפשר לחזור להחלטה או למספר טלפון שנרשמו לפני חודשיים.

תאריך בראש כל דף בדפדפת

הרגל אחד קטן הופך ערימת דפים לתיעוד שאפשר למצוא בו דברים.

כותבים תאריך בפינה העליונה של כל דף, לפני שכותבים משהו אחר. דף בלי תאריך שנמצא אחרי חודש הוא חידה: לא ברור מתי נכתב, ואם המידע עליו עדיין נכון.

בשיחות ובישיבות, מוסיפים גם שעה ושמות. במספר דפים על אותו נושא, ממספרים אותם, כדי שאם ייתלשו, אפשר יהיה לסדר אותם שוב.

לתלוש דף מהדפדפת ולמסור אותו

היתרון הגדול של דפדפת הוא שהדף יכול לעזוב אותה. כמה כללים הופכים את המסירה ליעילה.

כותבים בראש הדף למי הוא מיועד, ומה מצופה ממנו: לבצע, לחזור אליכם, או רק לדעת. כותבים מספיק ברור, כדי שמי שקורא בלי הקשר יבין.

תולשים בזהירות, מהקצה המודבק, בתנועה אחת, כדי שהדף לא ייקרע באמצע. בהעברה בין משמרות, מניחים את הדף במקום קבוע שכולם מכירים, ולא על שולחן שבו הוא נבלע.

במשפחה, דף אחד על המקרר עם הסידורים של השבוע, שנתלש מהדפדפת ביום ראשון, חוסך הרבה הודעות בקבוצה של הבית.

מה קורה לדף אחרי שסיים את תפקידו?

דף בדפדפת נכתב כדי להגיע למקום אחר. השאלה היא מה עושים איתו כשהוא הגיע.

מעבירים את המידע ליומן, למערכת, לאנשי הקשר או למחשב, ומסמנים וי על הדף. דף שכל המידע שלו הועבר נתלש ונזרק, ולא נשאר בדפדפת להסתיר את הדף הבא.

דף עם פרטים אישיים, מספרי טלפון, כתובות או מידע של לקוחות, לא זורקים לפח כמו שהוא. גורסים אותו, או לפחות קורעים לחתיכות קטנות, כדי שהמידע לא ייצא מהמשרד.

עטים שמתאימים לדפי הדפדפת

העט משנה את הכתיבה בדפדפת לא פחות מהנייר.

עט כדורי כותב מהר, לא נמרח ולא עובר לדף הבא, ולכן הוא מתאים לרישום שיחות. עט ג'ל כותב חלק יותר, אבל צריך שנייה להתייבש. טוש דק בולט יותר, אבל עלול לעבור לדף שמתחת.

כותבים על הדף העליון בלבד, ולא לוחצים חזק מדי, כדי שהכתב לא יטבע בדף הבא. מחזיקים שני צבעים: אחד לכתיבה, ואחד לסימון מה חשוב ומה כבר טופל.

עפרון מתאים לטיוטות ולשרטוטים שרוצים לתקן, אבל פחות לרישום של מספרים ושמות, שחשוב שיישארו ברורים גם אחרי שבוע בתיק.

דפדפת בשיחת וידאו ובעבודה מהבית

בעבודה מהבית, רוב השיחות עוברות למסך. דווקא שם, דפדפת ליד המקלדת שימושית במיוחד.

בשיחת וידאו, הקלדה של הערות נשמעת במיקרופון ומסיחה את הדעת של כולם, ומעבר בין חלונות מפספס את מה שנאמר. כתיבה ביד בדפדפת שקטה, ומשאירה את המסך פנוי לשיחה. בסוף השיחה, מעבירים את הנקודות החשובות למייל סיכום או למשימות, כל עוד הן טריות.

מי שעובד מפינה בסלון שומר את הדפדפת בתוך מגירה או קופסה בסוף היום, יחד עם העט, כדי שהשולחן יחזור להיות שולחן של הבית, והרשימות של העבודה לא יתערבבו עם הדפים של הילדים.

דפדפת, פתקים דביקים או אפליקציה

שלוש דרכים לרשום מחשבה מהירה, וכל אחת מתאימה לרגע אחר. ההשוואה עוזרת להחליט מה מונח על השולחן.

לרשימות, לשיחות ולטיוטות, דפדפת. לתזכורת קצרה שנדבקת למסך או לדלת, פתק דביק. למה שצריך לחפש בעוד חצי שנה, אפליקציה או מערכת. רוב האנשים משלבים, והדפדפת היא הנקודה שבה הכל מתחיל.

שבוע ראשון עם דפדפת על השולחן

חמשת ההרגלים האלה הופכים מארז של דפדפות לכלי עבודה, ולא לעוד ערימת נייר.

1. מקצים דפדפת לכל תחוםמחלקים את שלוש הדפדפות: אחת לשיחות ולרשימת היום, אחת לפרויקט הגדול, ואחת לבית. מסמנים כל כריכה בטוש, ומניחים את דפדפת השיחות ליד הטלפון, בצד של היד החופשית, עם עט קבוע עליה. את השתיים האחרות שומרים במגירה קרובה, זמינות אבל לא על השולחן.
2. פותחים כל בוקר ברשימהלפני המייל, כותבים בראש דף חדש את התאריך ואת המשימות של היום, ומסמנים את שלוש החשובות בכוכבית. מתחילים מהן. מוחקים שורה בקו כשהיא נגמרת. בסוף היום מעבירים מה שלא נגמר לדף של מחר, ותולשים את הדף של היום, כדי שהדפדפת תמיד תיפתח ברשימה עדכנית.
3. רושמים כל שיחה בדףבכל שיחה כותבים קודם את השעה ואת שם המתקשר, ורק אחר כך את הפרטים. לא מחכים לסוף השיחה כדי לרשום, כי פרטים נשכחים מהר. אם השיחה דורשת פעולה, מסמנים אותה בחץ בשוליים, כדי שבסוף היום יהיה ברור מה צריך לעשות ומה רק היה מידע.
4. מעבירים ומנקים בסוף היוםעוברים על הדפים של היום, מעבירים כל פרט למקום הקבוע שלו: יומן, אנשי קשר, מערכת לקוחות או משימות. מסמנים וי על מה שהועבר. דפים שהמידע שלהם הועבר תולשים, ודפים עם פרטים אישיים גורסים או קורעים, ולא זורקים שלמים לפח.
5. מסכמים בסוף השבועבסוף השבוע עוברים על דפדפת הפרויקט, ומסכמים בדף אחד מה התקדם ומה נתקע. בודקים אם יש משימה שעוברת מדף לדף שלושה ימים, ומחליטים עליה: לעשות, להעביר למישהו, או לוותר. כך הדפדפת לא הופכת לארכיון של דברים שאף פעם לא נעשו.